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Manejo de fondos

¿Cuáles son mis responsabilidades una vez firmado el acuerdo de subvención?

El IDRC ha aprobado una subvención de proyecto para su institución. Una vez que se haya firmado el acuerdo de subvención (donde se indica que usted acepta los términos y las condiciones), se considera que los fondos están legalmente asignados y pueden utilizarse.

Como beneficiario de una subvención del IDRC, se espera que usted se encargue de lo siguiente:

  • Dirigir los aspectos técnicos de las actividades.

  • Aplicar controles financieros adecuados.

La administración del proyecto constituye una parte fundamental del proceso de investigación. Al contar con datos financieros y administrativos oportunos, es posible hacer un seguimiento del progreso de las actividades en curso y asegurarse de que las actividades del proyecto cuenten con los recursos necesarios para proceder de forma puntual y de acuerdo con el presupuesto. Esto también permite que el personal del IDRC vea la evolución de los aspectos administrativos, financieros e investigativos del proyecto. Esta información es fundamental para la rendición de cuentas propia del IDRC frente a los contribuyentes de Canadá y a los organismos de financiamiento.

Comprender perfectamente los procesos administrativos es la mejor manera de garantizar el desembolso puntual de los fondos. Todos los miembros de su institución que participen en la administración de los fondos deben leer este documento, junto con el acuerdo de subvención que le envía el IDRC. Es esencial que los investigadores y los empleados administrativos colaboren entre sí para garantizar que los aspectos fundamentales y financieros de los proyectos se administren de manera eficiente.
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Su documento de base: el acuerdo de subvención

Parte 1: Términos y condiciones específicos

Esta sección incluye información fundamental sobre su subvención, como los objetivos del proyecto, su duración, las autorizaciones de su país (si corresponde), los nombres de las partes del acuerdo y todas las cláusulas o condiciones especiales que se apliquen.
 

Parte 2: Términos y condiciones generales

Los términos y condiciones generales presentan información sobre cómo debe administrarse la subvención y detallan los requisitos que deben cumplir los beneficiarios del IDRC.

Todos los empleados que trabajen en el proyecto deben leer y comprender la Parte 2.. Debe prestarse especial atención al acceso abierto y a la propiedad intelectual:

El IDRC le atribuye especial importancia al uso de la investigación. Todos los informes técnicos y los resultados que se entreguen al IDRC se consideran productos de la investigación, entre ellos, literatura gris (informes técnicos, tesis, artículos científicos, informes de talleres, actas de congresos, folletos y productos audiovisuales), artículos, libros y publicaciones. Estos productos se añaden a la biblioteca de investigación del IDRC con un régimen de acceso abierto. Todos los costos relacionados con el acceso abierto deben presupuestarse en la propuesta presentada al Centro. 

Familiarícese con la política del Centro sobre la disponibilidad de los resultados del proyecto y las disposiciones de su acuerdo de subvención con respecto a inventos patentables o propiedad intelectual nueva. En aquellos casos en que resulta probable que se generen nuevos inventos, el IDRC toma medidas para que las instituciones colaboradoras lleguen a un acuerdo respecto de su propiedad y su uso. También solicitamos a las instituciones colaboradoras que manifiesten su intención de llegar a un acuerdo cuando no se prevé que se produzcan inventos.

Consulte la IDRC’s Política de acceso abierto del IDRC para obtener información acerca de los costos elegibles y las pautas sobre la concesión de licencias y los inventos que forman parte del proyecto.
 

Parte 3: Planificación de hitos del proyecto

Los hitos son hechos significativos que se planifican para el ciclo de vida del proyecto. Por lo general, estos hitos consisten en informes técnicos o financieros, pero también pueden ser autorizaciones otorgadas por el país o relativas a la ética, o actividades del proyecto, como talleres o publicaciones. El IDRC consulta estos hitos para programar los pagos. Es fundamental que se cumplan los hitos durante el proyecto a fin de evitar demoras en los pagos y la posterior interrupción de la investigación.

Tener claros los objetivos, los gastos relacionados y los plazos esperados le permitirá mantener el rumbo durante el acuerdo de subvención. Si no puede cumplir el plazo del proyecto, comuníquese con la persona de contacto técnico del IDRC (en lo posible, antes de la fecha de finalización de la investigación que se indica en su acuerdo de subvención). Todos los entregables del proyecto deben enviarse al IDRC antes de la fecha límite del contrato que se estipula en el acuerdo de subvención.
 

Parte 4: Presupuesto del proyecto

Solo se reembolsarán los gastos en los que se incurra durante el proyecto y que se destinen a fines presupuestados. No se reembolsarán los gastos realizados antes del comienzo del proyecto ni después de su finalización.

Cualquier reasignación de una categoría presupuestaria a otra requiere la aprobación previa de la persona de contacto técnico del IDRC.  

En aquellos casos en que se aprueben fondos complementarios, se modificará el acuerdo de subvención para reflejar el presupuesto revisado.
 

Parte 5: Acuerdo sobre Derechos de Propiedad Intelectual

Las invenciones de proyectos resultantes de actividades de proyectos financiadas por el Centro se rigen por el Acuerdo sobre Derechos de Propiedad Intelectual firmado entre el IDRC y el beneficiario. Los beneficiarios están obligados a informar al Centro sobre cualquier invención, y deben firmar un acuerdo con el IDRC en caso de que se cree una invención.
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Rendición de cuentas: informe sobre el cumplimiento del proyecto

Los productos del proyecto y los informes técnicos y financieros deben presentarse a tiempo como condición para recibir los adelantos. Si la documentación no se presenta o está incompleta, se producirán demoras en los pagos del proyecto. El acuerdo de subvención del IDRC especifica el tipo de producto y la frecuencia con la que deben presentarse los informes técnicos y financieros.

Como se señala a continuación, todos los productos del proyecto y los informes técnicos y financieros deben presentarse dentro del cronograma establecido en la Parte 3: Establecimiento de hitos del proyecto del acuerdo de subvención. Todos los productos del proyecto, incluidos los informes técnicos y financieros, deben enviarse de forma electrónica a través de IDRC Connect.
 

Cómo se desembolsan las subvenciones del IDRC

Las subvenciones del IDRC se desembolsan de acuerdo con el cronograma de hitos que se describe en el acuerdo de subvención (Parte 3: Establecimiento de hitos del proyecto).

El cronograma de pagos refleja el flujo de efectivo que podrá prever el beneficiario del IDRC de acuerdo con lo indicado en el presupuesto de la propuesta o, si se envió antes de su aprobación, en el plan de trabajo del proyecto. El pago inicial depende de que todas las partes firmen el acuerdo de subvención. Los pagos intermedios se liberan de acuerdo con el progreso de las actividades del proyecto, una vez que el Centro haya recibido y aprobado los entregables requeridos.

Los pagos durante el ciclo de vida del proyecto se determinan según una proyección presentada por el beneficiario del IDRC. Esta proyección se debe presentar en la moneda de trabajo de la institución, y el pago se convierte a dólares canadienses al tipo de cambio vigente en ese momento. Por lo tanto, es importante registrar e informar todos los gastos y los pagos del proyecto en la moneda de trabajo del proyecto. Una vez que el proyecto se cierra, el pago final se ajusta para reflejar las variaciones en el tipo de cambio. Cualquier déficit debe absorberse como parte del aporte de la institución al proyecto.


Informes técnicos

Usted deberá presentar informes técnicos intermedios y finales que detallen el progreso hacia los objetivos establecidos para el proyecto. Los informes deben permitir al personal del IDRC evaluar lo siguiente:

  • El progreso técnico de su proyecto.

  • El objetivo y la relevancia de todos los gastos del proyecto a la fecha.

Si se llevan a cabo tareas con otras organizaciones, se espera que se preparen informes técnicos en conjunto.                     

El IDRC le concede un alto grado de importancia a estos informes, que se incluyen en los productos del proyecto mencionados en los Términos y condiciones generales del acuerdo de subvención.
 

Informes intermedios

Los informes intermedios (o de progreso) deben incluir una descripción concisa de las actividades planificadas y completadas durante el período correspondiente (consulte las (see Pautas para la preparación de informes técnicos intermedios). Se deben especificar las fechas exactas del período que abarca cada informe.

Debe presentarse la siguiente información acerca de cada objetivo del proyecto:

  • Detalles del trabajo realizado.

  • Resultados, actividades planificadas para el período siguiente.

  • Evaluación del progreso.

  • Descripción de los problemas encontrados y de las medidas que se tomarán para resolverlos.

  • Aspectos administrativos (que incluyen cambios en el personal, cambios organizativos de la institución, condición de los investigadores en formación respaldados por el proyecto y futuros requisitos de capacitación).

Pueden compartirse otros productos de la investigación (como artículos, encuestas y cuestionarios), pero dichos productos no reemplazan los informes técnicos obligatorios.   
 

El informe final

El informe técnico final debe incluir lo siguiente:

Los informes técnicos son analizados con detenimiento por la persona de contacto técnico identificada en su acuerdo de subvención. Este funcionario evalúa el progreso del proyecto respecto del cumplimiento de los objetivos establecidos y determina si se justifica hacer pagos adicionales. Póngase en contacto con el funcionario responsable identificado en su acuerdo de subvención para obtener datos adicionales acerca de los informes técnicos intermedios o finales.
 

Informes financieros

El Manual de informes financieros del IDRC ofrece orientación sobre cómo preparar los informes financieros. Cada formulario incluye información financiera específica.

FR1:
El Resumen informativo del proyecto identifica el proyecto, especifica el período de presentación de informes y certifica que su institución respalda la exactitud de todas las declaraciones que contiene.

FR2:
La planilla de detalles de gastos y proyecciones incluye todas las partidas de gastos en cada categoría del presupuesto y proyecta los gastos futuros, incluyendo notas donde se explican las variaciones respecto del presupuesto original. Deben explicarse todas las variaciones que superen el monto presupuestado en más de un 10 %. 

El Resumen de gastos y proyecciones resume los gastos reales totales y los gastos proyectados para cada categoría principal del presupuesto, según los detalles incluidos en las planillas de detalles de gastos y proyecciones.

El Resumen general del presupuesto proporciona una síntesis de los gastos generales del proyecto y del resto del presupuesto.

FR3:
La Sección 3A: Recibos de efectivo, moneda extranjera y otros ingresos registra todos los pagos recibidos del IDRC y la conversión al tipo de cambio correspondiente.

Las Secciones 3B y 3C: Aviso de recibo de fondos paralelos y desembolso de aportes locales dan cuenta de los fondos recibidos de otros donantes, además de los aportes locales a su proyecto.

Los informes financieros deben prepararse siguiendo el formato del Presupuesto de la propuesta(que se incluye con el acuerdo de subvención aprobada por el IDRC), donde se resumen los detalles del presupuesto propuesto en ocho categorías. Este formato estandarizado permite que el IDRC lleve a cabo su análisis y realice consultas en el futuro.

Tenga en cuenta lo siguiente al preparar los informes financieros:

El IDRC cubre los costos del proyecto dentro de las categorías de gastos permitidos. 

Los beneficiarios del IDRC deben informar los costos totales de la investigación. Por un lado, se deben informar los costos cubiertos por el IDRC y, por otro lado, los costos que se cubran con los aportes locales.

El informe financiero final debe recibirse como máximo 30 días después de la fecha de finalización de los trabajos.

En algunos casos, los proyectos reciben fondos de varios donantes. Cuando otro donante otorgue recursos adicionales de forma directa, usted deberá conciliar los gastos con los recursos recibidos de cada donante en su informe financiero. 

Los informes financieros deben indicar todos los ingresos provenientes de la venta de equipos adquiridos con fondos del IDRC o de libros, publicaciones o cultivos experimentales, o de intereses ganados sobre fondos de la subvención depositados en el banco. Estos ingresos se deberán considerar como pagos (aportes) al proyecto. Dichos aportes se informarán por separado, y se considerará que forman parte de la contribución del IDRC al proyecto.

Los informes financieros deben describir los gastos reales y previstos del proyecto (obligatorio en los informes intermedios).

Los informes financieros deben incluir un nivel suficiente de detalle que permita evaluar la situación financiera del proyecto. 

Los informes financieros se deben presentar al IDRC en el formato de presupuesto y en la moneda en que se hayan aprobado.
 

Certificación del informe financiero

Todos los informes financieros presentados al IDRC deben estar firmados por el líder del proyecto y por el director financiero (o su representante autorizado) de la institución beneficiaria. Se rechazarán los informes financieros si se envían sin certificación.

Para obtener más información acerca de los informes financieros, comuníquese con el administrador de subvenciones identificado en su acuerdo de subvención.
 

Importancia de los informes

Los informes técnicos y financieros son una condición para seguir recibiendo adelantos de los fondos y el pago final del proyecto. Si la documentación no se presenta o está incompleta, se producirán demoras en los pagos del proyecto. El IDRC analiza los informes técnicos y financieros para determinar su exactitud y su exhaustividad técnica y financiera.

El análisis de los informes que lleva a cabo el IDRC se centra en tres aspectos:

  • Recibos de la subvención y tipos de cambio.

  • Variaciones entre los gastos reales y los previstos, y la explicación de estas variaciones.

  • Flujo de efectivo, para determinar el monto del pago siguiente.

La persona de contacto técnico o administrativo del IDRC podrá solicitar que se aclaren los detalles anteriores. Una vez que se presente toda la información faltante, se completará el análisis del IDRC y se procesará el siguiente pago (si se demuestra y se respalda la necesidad de efectivo). anchor

  

Seguimiento de la subvención

El seguimiento es un mecanismo mediante el cual el IDRC se asegura de que los beneficiarios usen los fondos que reciben para el objetivo previsto y, en consecuencia, generen los productos técnicos deseados (y, en última instancia, contribuyan al desarrollo). 

El seguimiento también permite controlar los riesgos identificados antes del comienzo del proyecto y los que surjan durante la investigación. El aprendizaje generado a partir del seguimiento contribuye a cumplir los objetivos del proyecto y alcanzar resultados. Además, le permite al IDRC obtener información esencial sobre la evolución de los temas científicos y de políticas, y el desempeño de las instituciones al llevar a cabo la investigación.
 

Qué esperar cuando el IDRC hace un seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto suele tener lugar en momentos establecidos durante el ciclo de vida del proyecto y en cualquier otra ocasión en la que surjan oportunidades o dificultades significativas. El seguimiento del proyecto que lleva a cabo el IDRC puede adoptar muchas formas, por ejemplo:

  • Llevar a cabo visitas al proyecto o al sitio por parte del IDRC o de asesores.

  • Asistir a talleres, conferencias u otros eventos.

  • Revisar informes técnicos y financieros.

  • Intercambiar correos electrónicos.

  • Efectuar llamadas por teléfono o por Skype.

  • Realizar visitas institucionales.

  • Preparar informes a financiadores externos.

  • Leer productos de comunicación, como artículos o trabajos académicos, o bien ver y escuchar trabajos audiovisuales.

  • Realizar un análisis de las tecnologías desarrolladas en el proyecto.

  • Crear sistemas de registros.

  • Llevar a cabo encuestas y cuestionarios.
    .

  

¿Cómo debo manejar los cambios imprevistos?

Aunque se deben respetar todas las condiciones especificadas en el acuerdo de subvención, el IDRC comprende que pueden presentarse situaciones que exceden el control del beneficiario. Comuníquese de inmediato con el IDRC si enfrenta dificultades significativas durante la ejecución de su proyecto. Según la situación, puede considerarse modificar el contrato de subvención.

Los cambios en el proyecto deben documentarse y solicitarse por escrito lo antes posible. Las solicitudes de extensión del proyecto deben presentarse antes de su fecha de finalización. Es importante señalar que cualquier desviación del plan de trabajo original y del presupuesto aprobado del proyecto debe ser aprobada previamente por la persona de contacto técnico del IDRC. Los cambios en el proyecto se documentan en un acuerdo de subvención modificado, que deben firmar todas las partes.
 

Cuando se requieren fondos adicionales (complementarios)

Un beneficiario del IDRC puede solicitar fondos adicionales para actividades que se encuentren dentro del alcance del trabajo cuyo financiamiento se aprobó originalmente. Las solicitudes de fondos complementarios se evalúan de acuerdo con la necesidad, la solidez de la justificación y la disponibilidad de los fondos.
 

Variaciones en el tipo de cambio

El IDRC restringe todas las obligaciones contractuales al monto en dólares canadienses especificado en el acuerdo de subvención. Se espera que los beneficiarios absorban las variaciones en el tipo de cambio como parte de su aporte al proyecto.
 

De manera excepcional, cuando las variaciones en el tipo de cambio produzcan déficits significativos que puedan poner en peligro los objetivos del proyecto, el IDRC puede considerar una solicitud de fondos complementarios. Dicha solicitud deberá presentarse hacia el final del ciclo de vida del proyecto, cuando se conozcan los costos reales y puedan predecirse con mayor exactitud los déficits finales.

 

Cuando se necesita más tiempo (extensión)

Puede concederse una extensión al proyecto si se necesita tiempo adicional para garantizar la finalización adecuada del alcance original del trabajo. Las solicitudes de extensión que se basen en una ampliación del alcance o en el uso de fondos no gastados no serán consideradas. En las solicitudes de extensión, se deberá explicar y justificar la necesidad en cuestión, y deberá incluirse la fecha en que se completarán las actividades. Esta solicitud debe presentarse antes de la fecha de finalización del proyecto. El Centro entregará su aprobación por escrito mediante un acuerdo de subvención modificado.
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Finalización y cierre del proyecto

Informes finales

Se espera que su institución presente un informe técnico final satisfactorio en la fecha de finalización del proyecto o antes. Cuando se lo solicite, el IDRC deberá recibir el informe financiero final en un plazo de 30 días tras la fecha de finalización del proyecto.

Dado que la fecha de finalización que figura en el acuerdo de subvención es fija, es probable que las demoras en la presentación de informes dificulten el cumplimiento de las actividades planificadas y el alcance de los objetivos de investigación.

El informe financiero final debe cubrir todos los fondos gastados por el proyecto y debe presentarse en el mismo formato y con los detalles que se describen en el acuerdo de subvención. No se aceptarán gastos en los que incurra su institución fuera del plazo de la subvención.

El informe financiero final debe detallar la investigación llevada a cabo con los fondos del proyecto.

Tras la revisión y la aprobación de los dos informes, el IDRC realizará el pago final (si corresponde) y procederá al cierre del proyecto. A partir de ese momento, no podrán entregarse más fondos al proyecto.

El IDRC podrá poner fin al proyecto en cualquier momento si usted incumple los términos del acuerdo (que incluyen la presentación de informes y otros plazos para el cumplimiento de hitos).
 

Rescisión de la subvención

El IDRC podrá rescindir un acuerdo de subvención en circunstancias excepcionales. La rescisión puede producirse por varios motivos, por ejemplo:

  • Incumplimiento contractual por parte del beneficiario del IDRC.

  • Cumplimiento parcial o insatisfactorio por parte del beneficiario del IDRC.

  • Irregularidades por parte del beneficiario del IDRC.

  • Participación en actividades ilegales por parte del beneficiario del IDRC.

  • EL IDRC descubre una duplicación de esfuerzos (es decir, la investigación es financiada por otro donante o un tercero financió esa misma investigación,

  • o una investigación muy similar, llevada a cabo por el mismo beneficiario del IDRC o por otros beneficiarios del IDRC);

  • Quiebra o insolvencia de la organización beneficiaria del IDRC.

  • Problemas de ética en la investigación que no puedan resolverse para satisfacción tanto del IDRC como del beneficiario.

  • Rescisión a pedido del beneficiario del IDRC por motivos que no puedan resolverse mediante una extensión o una modificación del acuerdo.

  • Determinación por parte del IDRC o de otro donante de que el proyecto no se encuadra en el mandato o en la dirección del programa aprobado.

  • Pérdida de financiamiento de los donantes o del parlamento.

  • Existencia de nuevas prioridades, regulaciones o leyes que le impidan al IDRC continuar apoyando a ciertos beneficiarios o trabajos.
     

Devolución de fondos no utilizados

Los fondos del IDRC deben usarse para el fin previsto originalmente, y todos los fondos no utilizados deben devolverse al IDRC al final del proyecto. Su contacto administrativo del IDRC podrá ofrecerle más información acerca de este proceso.
 

¿Necesita ayuda?

Si tiene preguntas adicionales sobre los procedimientos y las condiciones, comuníquese con el oficial responsable o con la persona de contacto administrativo identificada en su acuerdo de subvención.
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Anexo 1: Lista de verificación para informes financieros

Solo se aceptará su informe si ha incluido toda la información necesaria que se detalla a continuación. Los informes incompletos se devolverán, y se demorará el procesamiento de los pagos.

⛔ Esta lista de verificación debe adjuntarse como primera página de su informe financiero. ⛔

☑ Los períodos cubiertos por el informe se indican con claridad, según se estipula en el acuerdo de subvención.

☑ Los montos de dinero se encuentran especificados en la moneda local.

☑ El informe fue firmado y fechado por el líder del proyecto y el director financiero.

Nota: El IDRC solo aceptará informes firmados. El informe financiero debe ir acompañado de una firma manuscrita y escaneada en la página del documento PDF que corresponda. El IDRC no acepta firmas electrónicas.

☑ El informe incluye una proyección de los gastos planificados para el período siguiente.

Nota:Las proyecciones son un requisito para los períodos intermedios. Los períodos restantes deben proyectarse según se estipula en las pautas.

☑ Las categorías de las partidas de gastos del presupuesto coinciden con el presupuesto presentado en la Parte 4 (Presupuesto del proyecto) del acuerdo de subvención.

☑ Las variaciones que superan el 10 % están bien explicadas.

☑ Se ha incluido una lista de los pagos recibidos del IDRC en moneda local (de trabajo) para el período.

☑ Se incluye una lista de transferencias de una cuenta transitoria en moneda extranjera a la cuenta en moneda local por transferencia, mes o trimestre.

Nota:Esta información confirma que el beneficiario del IDRC ha recibido el monto correspondiente liberado por el IDRC y debe incluir todos los detalles de las transferencias.

☑ Se han revelado todas las fuentes de ingresos relacionados con el proyecto.

Nota: Otras fuentes de ingresos incluyen, entre otras, los intereses devengados sobre depósitos bancarios o la venta de publicaciones, videos, etc. Todos los ingresos deben ser contabilizados adecuadamente e informados al IDRC.

☑ Se han incluido los aportes recibidos de parte de otros donantes, si corresponde.

☑ Se han registrado los aportes financieros y en especie.

Nota:Asegúrese de que su organización conserve los documentos justificativos de estos aportes en caso de que el IDRC se lo solicite.
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