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Comment présenter et gérer une subvention de recherche du CRDI

Sayan,Veena & Shashank vérifie l'étalonnage du capteur WL au lac Jakkur à Bangalore, en Inde
CRDI/Atul Loke

Comment présenter une demande de subvention de recherche du CRDI

Quel soutien financier le CRDI offre­t­il aux chercheurs en développement international ?

Le CRDI offre des subventions, du financement et des bourses aux chercheurs et aux institutions pour qu’ils trouvent des solutions aux problèmes de développement mondiaux.

Il existe deux types de subventions de base : les subventions par voie de concours et les subventions institutionnelles.

Comment puis­je savoir si ma proposition est admissible ?

Comment puis­je demander une subvention de recherche ?

Les candidats doivent remplir la Demande de subvention de recherche du CRDI.

Les renseignements demandés dans la trousse constituent le minimum requis par le Centre; par conséquent, chaque réponse est obligatoire (à moins d’indication contraire). Le fait de ne pas fournir tous les renseignements obligatoires et les documents requis ou de fournir des documents non signés entraînera des retards de traitement ou encore le rejet de votre demande.

Les candidats doivent consulter la possibilité de financement ou suivre les conseils du CRDI pour savoir si la demande doit inclure un plan de gestion des données. Si oui, remplissez le plan de gestion des données de phase 1 ou de phase 2.

Avant de présenter votre demande

✔ Lisez le formulaire complet de Demande de subvention de recherche du CRDI fpour en savoir plus sur les renseignements que vous devrez fournir.

✔ Lisez et remplissez le modèle de plan de gestion des données selon les directives indiquées dans la possibilité de financement ou celles fournies par le personnel du CRDI.

✔ Lisez les Conditions générales de l’accord de subvention tpour vous assurer que votre organisme les comprend et qu’il a la capacité de les respecter. Ces conditions représentent les pratiques de travail habituelles du CRDI et reflètent le cadre financier et de gouvernance sous­jacent en place.

✔ Vérifiez le statut juridique de votre organisme. Le CRDI ne peut financer que des entités juridiques. Les organismes canadiens doivent être une entité juridique ayant un numéro attribué par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

✔ Assurez­vous que votre concept ou idée correspond aux priorités et aux programmes du CRDI.

La trousse de demande de subvention du CRDI : un tour rapide

Caractéristiques générales

La trousse contient des hyperliens vers des documents qui sont requis ou qui fournissent des conseils essentiels pour la préparation de la demande.

  • Le CRDI ne remboursera pas les frais engagés pour la préparation et la présentation d’une demande ni les frais engagés avant l’approbation de la subvention par le Centre.
  • Tous les renseignements contenus dans votre demande (y compris les documents à l’appui) peuvent être communiqués sur demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du Canada ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Le CRDI accepte les propositions de projets rédigées en anglais, en français ou en espagnol.
    • Une traduction certifiée conforme doit accompagner tout document original qui n’est pas disponible en anglais, en français ou en espagnol.
    • Si la proposition originale est en espagnol, le soumissionnaire doit préparer un résumé dans l’une des langues officielles du CRDI (anglais ou français).
  • La documentation doit indiquer clairement le nom de l’institution.

 

Avis d’approbation

Les échéanciers des décisions relatives au financement varient. Ils sont établis en fonction de la date de réception de la proposition complète finale et du budget de la proposition finale.

Avant la signature définitive

Considérations particulières : procédures nationales

Dans certains cas, le CRDI a conclu des accords de coopération scientifique et technique avec les gouvernements des pays où il appuie des projets. Lorsque de tels accords existent, le CRDI peut exiger que des processus d’approbation supplémentaires ou différents soient suivis afin de se conformer à ces accords. Dans le cas contraire, les bénéficiaires de financement doivent suivre le processus d’approbation en vigueur, conformément aux exigences de l’autorité gouvernementale. Ce processus, qui varie d’une administration à l’autre, est souvent géré par un organisme de coordination ou un organisme central du gouvernement.

Un représentant de l’administration des subventions du CRDI informera ensuite le candidat retenu de la procédure de pays qui s’applique à sa demande. Un accord de subvention ne sera délivré que si l’autorisation préalable du ou des pays est obtenue. Dans les cas où le bénéficiaire gère des sous­bénéficiaires de subventions, les exigences nationales qui s’appliquent aux sous­bénéficiaires sont également documentées dans l’accord de subvention. Il incombe au bénéficiaire de subvention du CRDI de s’assurer que les sous­bénéficiaires satisfont à ces exigences.

Comment gérer votre subvention de recherche du CRDI

De quoi suis­je responsable maintenant que l’accord de subvention est signé ?

Le CRDI a approuvé une subvention de projet pour votre institution. Une fois l’accord de subvention (indiquant que vous acceptez les modalités) signé, les fonds sont considérés comme légalement engagés et peuvent être dépensés.

En tant que bénéficiaire d’une subvention du CRDI, vous êtes tenu de :

  • gérer les aspects techniques des activités;
  • réaliser les contrôles financiers appropriés.

L’administration du projet fait partie intégrante du processus de recherche. Des renseignements financiers et administratifs exacts et opportuns aident à surveiller l’avancement des activités en cours et à s’assurer que les activités du projet disposent des ressources nécessaires pour être réalisées dans les délais prescrits en respectant le budget. Ils permettent également au personnel du CRDI de suivre l’évolution des aspects administratifs, financiers et de recherche de votre projet. Ces renseignements sont essentiels au CRDI lorsqu’il rend compte aux contribuables canadiens et aux organismes de financement.

Une bonne compréhension des procédures administratives est le meilleur moyen d’assurer le versement des fonds en temps opportun. Toutes les personnes chargées de l’administration des fonds du CRDI au sein de votre institution doivent lire ce document, de même que l’accord de subvention que le CRDI vous a envoyé. La collaboration entre les chercheurs et le personnel administratif de contrepartie est essentielle à la gestion efficace des aspects financiers et de fond des projets.

Votre document de base : l’accord de subvention

Votre responsabilité : Rendre compte du rendement du projet

Les extrants du projet et les rapports techniques et financiers doivent être présentés à temps : c’est l’une des conditions à remplir pour recevoir vos avances de fonds. L’absence ou l’insuffisance de documentation entraînera des retards dans les paiements liés au projet. L’accord de subvention du CRDI précise le type d’extrants et la fréquence des rapports techniques et financiers qui doivent être présentés. /p>

Comme indiqué ci-dessous, l’ensemble des extrants et des rapports techniques et financiers du projet doivent être soumis conformément au calendrier établi dans la Partie 3 : Calendrier des jalons du projet de l’accord de subvention. Tous les extrants du projet, y compris les rapports techniques et financiers, doivent être transmis par voie électronique en utilisant le portail CRDI Connexion.

Comment les subventions du CRDI sont­elles versées ?

Les subventions du CRDI sont versées en fonction d’un calendrier de jalons indiqué dans l’accord de subvention (Partie 3 : Calendrier des jalons du projet).

Le calendrier des paiements reflète le flux de trésorerie prévu du bénéficiaire de la subvention du CRDI, tel qu’indiqué dans le budget de la proposition ou, s’il est présenté avant l’approbation, le plan de travail du projet. Le paiement initial est subordonné à la signature de l’accord de subvention par toutes les parties. Les paiements intermédiaires sont versés en fonction de l’avancement des activités du projet et une fois que le Centre a reçu et approuvé les produits livrables du projet exigés.

Les paiements pendant le cycle de vie du projet sont déterminés par les prévisions soumises par le bénéficiaire de la subvention du CRDI. Les prévisions sont présentées dans la devise de travail de l’institution et le paiement est converti en dollars canadiens au taux de change en vigueur à ce moment­là. Il est donc important de consigner et de déclarer toutes les dépenses et tous les versements liés au projet dans la monnaie de travail du projet. Lorsque le projet est terminé, le paiement final lié au projet est ajusté de façon à tenir compte des variations du taux de change. Tout manque à gagner doit être absorbé dans le cadre de la contribution de l’institution au projet.

Importance des rapports

Les rapports techniques et financiers sont une condition préalable à la poursuite des avances de fonds ou au paiement final du projet. L’absence ou l’insuffisance de documentation entraînera des retards dans les paiements liés au projet. Le CRDI analyse les rapports techniques et financiers afin d’en déterminer la précision et l’exhaustivité sur les plans technique et financier.

L’analyse des rapports financiers porte sur trois aspects différents :

  • réception des subventions et taux de change;
  • écarts dans les dépenses réelles et les dépenses prévues, et explications de ces écarts;
  • flux de trésorerie afin de déterminer le montant du paiement suivant.

La personne­ressource technique ou administrative du CRDI peut demander des éclaircissements sur les éléments susmentionnés. Une fois que tous les renseignements manquants auront été fournis, l’analyse du CRDI sera achevée et le paiement suivant sera traité (si le besoin de liquidités est démontré et justifié).

Suivi de la subvention

Le suivi est un mécanisme par lequel le CRDI veille à ce que les fonds utilisés par les bénéficiaires servent aux fins prévues et produisent donc les résultats techniques (et, en fin de compte, les résultats de développement) attendus.

La surveillance aide également à gérer les risques cernés avant le début d’un projet et qui surviennent au cours de la recherche. L’apprentissage que génère le suivi contribue à l’atteinte des objectifs du projet et à l’obtention de résultats. Il fournit également des renseignements essentiels au CRDI sur l’évolution des questions scientifiques et politiques et sur le rendement des institutions qui réalisent les travaux de recherche.

À quoi s’attendre lorsque le CRDI suit votre projet?

Normalement, les activités de suivi ont lieu à des moments précis du cycle de vie d’un projet et lorsque des occasions ou des difficultés importantes surviennent. Le suivi du projet au CRDI peut prendre, entre autres, les formes suivantes :

  • visites de projet ou de site par le CRDI ou des consultants;
  • participation à des ateliers, des conférences et d’autres activités;
  • examen des rapports techniques et financiers;
  • échange de courriels;
  • appels téléphoniques ou Skype;
  • réalisation de visites de l’institution;
  • préparation de rapports à l’intention des bailleurs de fonds externes;
  • lecture de produits de communication, comme des articles et des ouvrages savants, ou visionnement ou écoute de documents audiovisuels;
  • examen de technologies mises au point dans le cadre du projet;
  • élaboration de cadres logiques;
  • réalisation d’enquêtes et distribution de questionnaires.

 

Comment faire face aux changements imprévus ?

Bien que toutes les conditions précisées dans votre accord de subvention doivent être respectées, le CRDI reconnaît que des situations indépendantes de la volonté du titulaire de la subvention peuvent survenir. Veuillez communiquer immédiatement avec le CRDI si vous éprouvez des difficultés importantes pendant l’exécution de votre projet. Selon la situation, une modification de votre accord de subvention peut être envisagée.

Les modifications de projet doivent être documentées et demandées par écrit le plus tôt possible. Les demandes de prolongation de projet doivent être effectuées avant la date d’achèvement de la recherche du projet. Il est important de noter que tout écart par rapport au plan de travail initial du projet et au budget approuvé doit être autorisé au préalable par la personne­ressource technique du CRDI. Les modifications de projet sont documentées dans un accord de subvention modifié qui est signé par toutes les parties.

Fin et fermeture du projet

Besoin d’aide?

Veuillez communiquer avec l’agent responsable ou la personne­ressource administrative indiquée dans votre accord de subvention pour toute question supplémentaire concernant les procédures et conditions.

Annexe 1 – Liste de contrôle pour les rapports financiers

Votre rapport ne sera accepté que si vous avez fourni tous les renseignements nécessaires énumérés ci­dessous. Les rapports incomplets seront renvoyés et le traitement des paiements sera retardé.

⛔ Cette liste de contrôle doit être jointe en guise de page de couverture de votre rapport financier. ⛔

À mesure que vous constituez le rapport, cochez ✔ la case correspondant à chaque élément applicable

Tous les guides et formulaires

Trouvez l’information, les guides et les formulaires dont vous avez besoin en tant que demandeur d’une subvention de recherche, demandeur de bourse ou bénéficiaire.