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La trousse de demande de subvention : un tour rapide

Caractéristiques générales

La trousse contient des hyperliens vers des documents qui sont requis ou qui fournissent des conseils essentiels pour la préparation de la demande.

  • Le CRDI ne remboursera pas les frais engagés pour la préparation et la présentation d’une demande ni les frais engagés avant l’approbation de la subvention par le Centre.

  • Tous les renseignements contenus dans votre demande (y compris les documents à l’appui) peuvent être communiqués sur demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du Canada ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  • Le CRDI accepte les propositions de projets rédigées en anglais, en français ou en espagnol.

    • Une traduction certifiée conforme doit accompagner tout document original qui n’est pas disponible en anglais, en français ou en espagnol.

    • Si la proposition originale est en espagnol, le soumissionnaire doit préparer un résumé dans l’une des langues officielles du CRDI (anglais ou français).

  • La documentation doit indiquer clairement le nom de l’institution.
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Section A : Liste de contrôle

  • La section Institution contient un lien vers le formulaire Profil administratif d’une institution qui demande des renseignements sur les politiques, les procédures et les ressources administratives et financières de votre institution. À moins que le CRDI n’ait récemment (moins de trois ans) subventionné une demande de votre institution ou organisme, le profil administratif de l’institution et la documentation juridique sont requis et doivent accompagner votre demande de subvention.

  • La section Documents corporatifs énumère les documents juridiques requis pour établir l’admissibilité de votre institution ou organisme au financement, comme les lettres patentes, articles de constitution en société ou les documents juridiques portant sur la fondation.

  • Tout document ou autre renseignement susmentionné peut être demandé à une date ultérieure s’il n’est pas fourni dans la trousse de demande. Veuillez consulter le document d’appel pour obtenir des conseils sur la façon de présenter une demande de financement dans le cadre d’un appel concurrentiel.
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Section B : Résumé du projet de recherche proposé

Les candidats doivent fournir un résumé de recherche, identifier les partenaires de recherche et indiquer toute contribution parallèle. Il est important de mettre en évidence tous les pays où des activités de programme auront lieu ou où se trouvent les institutions bénéficiaires potentielles.
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Section C : Détails du projet de recherche

Cette section énonce des lignes directrices sur la problématique et la justification de la recherche, les objectifs, la méthodologie, le calendrier du projet, les résultats et leur diffusion, ainsi que les institutions et le personnel participant au projet.  
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Section D : Budget et calendrier proposés

  • Les candidats doivent remplir la proposition de budget du CRDI dans le cadre de leur soumission.

  • Les demandes doivent être présentées dans la devise de travail du candidat (la devise dans laquelle les livres comptables sont tenus). Toutefois, en tant que société d’État canadienne, le CRDI limite toutes ses obligations contractuelles en matière de subventions et de contributions au montant approuvé en dollars canadiens.

  • Le montant d’une subvention du CRDI est fondé sur les coûts prévus du projet au taux de change entre la devise de travail du projet et le dollar canadien au moment où le projet est approuvé.

  • Les notes qui accompagnent le budget constituent un élément essentiel de la vérification préalable du CRDI et font partie intégrante du processus d’approbation. La justification et l’appui nécessaires pour arriver à chaque prévision budgétaire permettent au CRDI de comprendre les activités à entreprendre, leur incidence sur les coûts du projet et le caractère raisonnable des estimations de coûts.

  • Sans les détails du budget qui appuient clairement les estimations de coûts, le processus d’approbation des subventions et tout cycle subséquent de production de rapports financiers et de paiements pourraient être retardés. Les retards de financement peuvent avoir une incidence sur les résultats du projet.

  • Veuillez noter que lorsque la loi limite les transactions bancaires effectuées par les institutions financières canadiennes dans un pays donné, le CRDI n’amorcera aucune forme de programmation qui entraînerait le déplacement direct ou indirect de fonds vers ce pays.


Catégories budgétaires

Tous les coûts du projet doivent être répartis entre les huit catégories budgétaires. Chaque catégorie budgétaire doit comprendre suffisamment d’éléments et de notes détaillées pour établir un lien entre le budget et le plan de travail proposé.

  1. Personnel
    Inclut l’ensemble de la rémunération, des allocations et des avantages sociaux payés aux membres du personnel du projet et aux conseillers embauchés pour un projet en particulier. Veuillez noter que les salaires ne doivent pas dépasser 25 % du budget du projet (sans une justification détaillée approuvée par le CRDI).

  2. Consultants
    Comprend des renseignements sur les consultants ou les sous­-traitants nécessaires pour donner des avis professionnels spécialisés selon le régime de rémunération des services.

  3. Évaluation
    Comprend les dépenses liées à l’évaluation systématique du projet, du programme, de la politique ou d’un enjeu stratégique afin de déterminer les progrès accomplis au regard des objectifs ou la qualité et les retombées des activités financées par le CRDI.

  4. Équipement
    Comprend les biens d’équipement ayant une vie utile de plus d’un an et coûtant plus de 5 000 CAD chacun. L’équipement qui ne répond pas à ces critères peut être inclus à titre de « dépenses de recherche ». À noter que :

    • Les fonds du CRDI ne doivent jamais servir à payer des taxes directes ou indirectes sur l’équipement acheté à l’extérieur du Canada.

    • Toute assurance subséquente est à la charge de l’institution bénéficiaire de la subvention et le CRDI n’accepte la responsabilité d’aucun sinistre.

    • L’équipement ne devrait pas dépasser 20 % du budget du projet (à moins qu’une justification détaillée ne soit approuvée au préalable par le CRDI).

  5. Voyages internationaux
    Comprend tous les coûts liés aux déplacements à l’étranger encourus par le personnel du projet figurant dans le poste Personnel du projet de budget.

    Les processus de gestion des déplacements de votre institution doivent être suivis pour faire les préparatifs, mais la classe et les indemnités journalières doivent être choisies selon le Règlement institutionnel du CRDI concernant les déplacements, comme le stipulent les Conditions générales de l’accord de subvention.

  6. Formation
    Inclut les dépenses ayant trait aux droits d’inscription, aux frais de scolarité, aux indemnités de subsistance, aux dépenses de recherche et de formation et aux frais de déplacement engagés pour suivre la formation menant à un grade ou à un diplôme, pour des cours de brève durée, pour du travail sur le terrain, pour de la formation postdoctorale et pour d’autres activités savantes.

  7. Dépenses de recherche
    Inclut tous les services et fournitures nécessaires pour exécuter la recherche.

    Toutes les propositions de recherche présentées au CRDI doivent comprendre un plan de libre accès. Les coûts liés à la publication en libre accès sont des dépenses admissibles budgétisées dans la catégorie « Dépenses de recherche » (pour en savoir plus, consultez la Politique de libre accès aux extrants des projets financés par le CRDI).

    Lorsque la proposition comporte une subvention accordée par voie de concours, le montant attribué aux sous-bénéficiaires de subventions éventuels est budgétisé dans cette catégorie. De même, lorsque le candidat agira au nom d’un consortium ou de membres d’un réseau, les transferts aux autres membres du consortium ou du réseau doivent être budgétisés dans cette catégorie. Dans les deux cas, lorsque le nom des sous-bénéficiaires de subventions est connu, des renseignements détaillés doivent être entrés dans la proposition de budget conformément aux instructions du modèle.

  8. Coûts indirects
    Le CRDI s’attend à ce que les bénéficiaires de subventions absorbent les coûts indirects ou administratifs d’un projet dans le cadre de leur contribution à titre de bénéficiaire d’une subvention du CRDI. Lorsqu’un organisme a une politique de recouvrement des coûts indirects justifiable, le CRDI peut autoriser des coûts indirects (voir ci­dessous) pouvant atteindre 13 % de tous les coûts administrés par le bénéficiaire de subvention du CRDI. Le taux des coûts indirects proposé dans le budget ne doit pas dépasser le taux organisationnel du bénéficiaire de subvention et devrait être vérifiable.

    Lorsqu’un projet comprend des sous-­bénéficiaires de subventions du CRDI qui administrent une partie du projet, la contribution maximale peut être partagée par l’institution proposante et l’institution collaboratrice, mais elle ne doit jamais dépasser 13 % du budget total.

    Les coûts indirects du projet comprennent les frais administratifs qui ne sont pas reliés directement à la recherche. Les éléments de coûts indirects sont limités à ce qui suit :

    • les salaires et les avantages sociaux des employés affectés au soutien et à l’administration du projet, comme les secrétaires, les commis et les comptables;

    • les articles de papeterie et autres fournitures de bureau;

    • les télécommunications (à moins que la nature du projet ne justifie de réserver un poste budgétaire à cette fin);

    • le matériel informatique utilisé pour l’administration des décaissements afférents à la subvention et leur gestion comptable.


Contributions d’autres bailleurs (financement parallèle)

Cela comprend la partie des fonds qui sera affectée directement au candidat par d’autres sources de financement internationales dans le cadre d’un projet lancé par le CRDI ou conjointement avec celui-­ci.

Le CRDI n’est pas responsable de l’administration du financement parallèle.


Prévisions de contributions locales

La contribution financière du demandeur au projet est une condition de financement. Il s’agit de la contribution du bénéficiaire, qui doit être estimée et consignée dans la proposition de budget. La distinction entre les contributions en espèces ou en nature doit également figurer dans le budget du projet :

  • Les sommes déboursées par le bénéficiaire au moyen de ses propres ressources, de subventions privées ou de subventions reçues d’autorités locales, provinciales ou nationales pour le projet.

  • Les contributions en nature comme les salaires des employés, l’équipement, l’infrastructure et les frais généraux.


Dépenses non admissibles

Quand un accord général du CRDI avec un pays ne contient pas de disposition concernant l’exemption de taxes, les candidats doivent assumer tous les droits (au point d’entrée, lorsque les marchandises acquises dans le cadre du projet sont importées) de même que les autres formes de taxes locales (y compris les taxes sur les biens d’équipement pour les installations physiques et le matériel). Communiquez avec votre administrateur des subventions pour obtenir plus de détails.

Les fonds du CRDI ne peuvent pas servir à l’achat ou à la construction de nouveaux locaux à bureaux ou de tout autre bâtiment. Toute amélioration locative ou rénovation de bureau doit être approuvée par le Centre.
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Section E : Titres, qualités et expérience de l’équipe de recherche

Ce qui comprend :

  • un profil du chef de projet, y compris ses coordonnées;

  • le curriculum vitae;

  • les compétences linguistiques;

  • une liste des principaux membres de l’équipe de recherche;

  • leur affiliation organisationnelle et leur rôle dans le projet.
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Demande officielle d’aide financière

En plus du formulaire de demande, tous les candidats doivent présenter une demande officielle par écrit, qui montre clairement leur appui à la proposition soumise au CRDI. La demande officielle peut prendre la forme d’une lettre ou d’un courriel visant à obtenir du financement et soulignant l’engagement et la contribution du candidat, en nature ou en espèces, pour la réussite de la proposition de recherche.

La demande officielle doit provenir du signataire légal de l’institution à qui le document d’octroi de la subvention sera adressé.


Avis d’approbation

Les échéanciers des décisions relatives au financement varient. Ils sont établis en fonction de la date de réception de la proposition complète finale et du budget de la proposition finale.


Évaluation financière et administrative

Les candidats dont la proposition a été approuvée peuvent être invités à produire les documents suivants qui permettront de déterminer le calendrier des rapports et des paiements:

  • les états financiers vérifiés* les plus récents;

  • s’ils ne sont pas vérifiés, les états financiers les plus récents dûment approuvés par un dirigeant financier de l’institution;

  • un organigramme à jour de l’institution;

  • la table des matières du manuel des politiques et procédures, le cas échéant;

  • la liste des donateurs externes actuels, ainsi que leur contribution;

  • le rapport annuel le plus récent;

  • une preuve d’inscription à un régime de sécurité sociale ou un résumé des politiques de ressources humaines.

* Comprennent, sans toutefois s’y limiter, les documents suivants : bilan, état des résultats ou état des revenus et des dépenses, notes afférentes aux états financiers, rapport de l’auditeur et lettre de l’auditeur à la direction.

Si les documents financiers et administratifs sont accessibles au public sur le site Web, veuillez fournir le lien direct.


Considérations particulières : procédures nationales

Dans certains cas, le CRDI a conclu des accords de coopération scientifique et technique avec les gouvernements des pays où il appuie des projets. Lorsque de tels accords existent, le CRDI peut exiger que des processus d’approbation supplémentaires ou différents soient suivis afin de se conformer à ces accords. Dans le cas contraire, les bénéficiaires de financement doivent suivre le processus d’approbation en vigueur, conformément aux exigences de l’autorité gouvernementale. Ce processus, qui varie d’une administration à l’autre, est souvent géré par un organisme de coordination ou un organisme central du gouvernement.

Un représentant de l’administration des subventions du CRDI informera ensuite le candidat retenu de la procédure de pays qui s’applique à sa demande. Un accord de subvention ne sera délivré que si l’autorisation préalable du ou des pays est obtenue. Dans les cas où le bénéficiaire gère des sous-­bénéficiaires de subventions, les exigences nationales qui s’appliquent aux sous-­bénéficiaires sont également documentées dans l’accord de subvention. Il incombe au bénéficiaire de subvention du CRDI de s’assurer que les sous-bénéficiaires satisfont à ces exigences.